När ett företag låter en anställd använda en företagsbil krävs mer än en enkel muntlig överenskommelse. För att undvika missförstånd och för att tydligt klargöra vem som ansvarar för bilen behövs en skriftlig bilpolicy.
Ett av de mest välkända sätten att upprätta en sådan policy är att använda ett TRF-kort (Tillstånd och Reglering av upplåtna samt utlånade Fordon). Ett TRF-kort är ett juridiskt bindande dokument som kopplar en specifik bil till en namngiven förare och gör det klart att företaget formellt har upplåtit fordonet.
Därför är en bilpolicy nödvändig
När en företagsbil används av en anställd kan många frågor snabbt uppstå:
- Vem betalar självrisk om bilen skadas?
- Vem ansvarar för böter och trafikavgifter, exempelvis parkeringsanmärkningar eller trängselskatt?
- Vem ser till att service, däckbyte och besiktning sker i rätt tid?
- Vad händer med bilen om den anställde slutar eller blir långvarigt frånvarande?
Om dessa punkter inte är reglerade kan det leda till kostsamma konflikter. En bilpolicy i form av ett TRF-kort gör att ansvaret är tydligt från första dagen.
TRF-kortet – bilpolicy på fordon- och personnivå
Ett TRF-kort innehåller de grunduppgifter som behövs för att dokumentera upplåtelsen:
- bilens registreringsnummer
- arbetsgivarens namn och organisationsnummer
- den anställdes namn som får disponera bilen
- underskrifter från båda parter som bekräftar överenskommelsen
Med dessa uppgifter är det entydigt fastslaget vem som disponerar bilen och under vems ansvar den används. Kortet kan visas upp vid behov, till exempel vid en poliskontroll, och fungerar som ett tydligt bevis på att företaget har godkänt upplåtelsen.
Fördelar för både företag och förare
- Tydliga ansvarsgränser – både arbetsgivare och förare vet från början vem som ansvarar för skador, avgifter och underhåll.
- Minskad risk för missförstånd – med ett undertecknat dokument finns inget utrymme för olika tolkningar.
- Enkel administration – varje bil får sitt eget TRF-kort, vilket ger ordning och reda även i större fordonsflottor.
- Trygghet för alla parter – både företaget och den anställde har ett juridiskt bindande underlag att hänvisa till.
Sammanfattning
Alla företag som låter medarbetare köra företagsbilar behöver en tydlig bilpolicy. Ett TRF-kort är en välkänd och beprövad lösning som gör bilpolicyn juridiskt bindande och knyter den till en specifik bil och förare. Det skapar trygghet, klara ansvarsgränser och en professionell hantering av företagets fordon.
